Nytt system för sjukanmälan ifrågasätts
Det har gått ett år sedan Tengbom införde en extern tjänst för hantering av företagets sjuk-, vab- och friskanmälan. Systemet är till för att kartlägga och i förlängningen minska sjukfrånvaron men ifrågasätts av många anställda – och av Datainspektionen.
Mattias Boldt är HR-chef på Tengbom som idag har drygt 420 anställda arkitekter.
Tjänsten som Tengbom köper in av företaget Medhelp går ut på att den som är sjuk eller har sjukt barn anmäler sin frånvaro till dem via telefon och direkt kommer i kontakt med en sjuksköterska som ger råd om den egna eller barnets sjukdom och som följer upp med råd under sjukdomstiden. Vid anmälan går ett automatiskt meddelande till närmsta chef som i realtid via en app kan se studions, kontorets eller hela företagets sjukfrånvarostatus.
– Syftet är att korta sjuktiderna och på ett tidigt stadium fånga upp sjukfrånvaro innan den leder till längre sjukfrånvaro, säger Mattias Boldt, HR-chef på Tengbom sedan i februari förra året.
Han menar också att det också underlättar för medarbetarna att bara behöva ringa ett samtal, då man kan välja att frånvaromeddelandet automatiskt når även till exempel personerna i ens arbetsgrupp eller receptionen. Men det finns medarbetare som känner obehag inför systemet.
Jag undrar om min arbetsgivare verkligen har att göra med varför mina barn är sjuka. Och det känns inte bra att det ska registreras.
– Jag undrar om min arbetsgivare verkligen har att göra med varför mina barn är sjuka. Och det känns inte bra att det ska registreras, säger en medarbetare som Arkitekten talat med.
En annan synpunkt är att mötet mellan chefer och medarbetare borde vara viktigare om syftet är att fånga upp dem som är i riskzonen för till exempel stressrelaterad sjukdom.
– Jag tror inte att det är rätt väg att gå att man ska tala med en främmande på telefon, man är inte ärlig då. Jag tycker att det känns som att systemet mest är till för företaget, inte så mycket för medarbetarna, säger en person som nu slutat på Tengbom.
Erika Janunger är ordförande i fackklubben på Tengbom. Hon bekräftar att många medarbetare uttrycker irritation över det nya systemet för sjukanmälan. Men att det också finns dem som tycker att det är smidigt och lyxigt att få direkt tillgång till vårdrådgivning.
– Vi är i grunden positiva till att arbetsgivaren vill ta itu med kartläggningen av vår sjukfrånvaro eftersom trycket är hårt och vi, precis som många andra arbetsplatser just nu, har en stressproblematik vi behöver hantera. Men det är bekymmersamt att det finns medarbetare som uppfattar tjänsten bland annat som integritetskränkande, säger hon.
Det är bekymmersamt att det finns medarbetare som uppfattar tjänsten bland annat som integritetskränkande.
Fackklubben jobbar just nu med att samla in mer information från medarbetarna.
– Vi är mitt i den processen och har ännu inte dragit några slutsatser om och i så fall hur vi ska agera, säger Erika Janunger.
HR-chefen Mattias Boldt upplever att medarbetarna har vant sig vid det nya systemet som han på sikt tror kan halvera sjukfrånvaron.
– Vi är tidigt ute i branschen med det här och det finns en ovana. Visst kan det kännas opersonligt men jag upplever att de flesta har insett att det inte handlar om kontroll utan att det finns fördelar bakom kulisserna, att det i själva verket är en kvalitetshöjning, säger Mattias Boldt.
Men även Datainspektionen, myndigheten som genom tillsyn ska säkra den enskildes rätt, ifrågasätter hanteringen av känsliga uppgifter. Som anställd har man ingen skyldighet att uppge vilken sjukdom som ligger bakom ens sjukfrånvaro, så om arbetsgivaren ska behandla denna typ av uppgifter kräver det den anställdas verkligt frivilliga medgivande. Och frivilligheten är enligt Datainspektionen inte självklar i det här fallet.
På Tengbom går det till så att alla nyanställda ger sitt skriftliga godkännande att Tengbom hanterar sjukdomsuppgifterna.
– Vid anställningstillfället skriver medarbetarna under ett medgivande, säger HR-chef Mattias Boldt.
Enligt honom är det också frivilligt om man vill låta informationen om sjukdomsorsaken registreras och skickas vidare till chefen.
– Vid varje sjukanmälan tillfrågas medarbetaren om chefen får ta del av kontaktorsaken. Om medarbetaren inte vill det, registreras den inte, säger Mattias Boldt.
Maria Bergdahl, jurist på Datainspektionen, menar dock att det inte är säkert att medarbetarens samtycke räcker.
– Jag har svårt att se att detta skulle kunna uppfattas som en frivillig situation, säger hon om sjukanmälanstillfället och fortsätter: Frivilligheten är inte självklar eftersom det ofta finns en beroendeställning mellan arbetstagare och arbetsgivare.
Frivilligheten är inte självklar eftersom det ofta finns en beroendeställning mellan arbetstagare och arbetsgivare.
Hon tillägger också att anställningstillfället kan vara det känsligaste tillfället av alla och förklarar att det inte får förekomma några direkta eller indirekta påtryckningar. Dessutom ska man som anställd senare kunna ta tillbaka sitt samtycke utan att det medför några nackdelar.
Mattias Boldts kommentar är att det alltid finns en uttalad frivillighet. Även möjligheten att dra tillbaka sitt medgivande finns där menar han, även om det i praktiken skulle bli väldigt krångligt eftersom hanteringen av känsliga uppgifter hänger ihop med hanteringen av övriga personuppgifter.
– Under mina 20 år inom HR har jag aldrig stött på en medarbetare som velat ställa sig utanför arbetsgivarens administrativa stödsystem, säger Mattias Boldt.
Så säger lagboken:
I sjuklönelagen står det att sjukintyget inte behöver innehålla närmare uppgift om vilken sjukdom arbetstagaren lider av. Medarbetaren har alltså rätt att dölja denna för sin arbetsgivare.
Registrering och hantering av känsliga uppgifter, dit sjukdom och vård av barn hör, regleras i personuppgiftslagen, PUL. Huvudregeln i PUL är att känsliga uppgifter är förbjudna att hantera. Det finns dock en paragraf som säger att känsliga personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att den personuppgiftsansvarige (i detta fall arbetsgivaren) ska kunna ”fullgöra sina skyldigheter eller utöva sina rättigheter inom arbetsrätten”, det vill säga till exempel kunna ta sitt ansvar för sjuklön och rehabilitering.
Förutom samtycket från arbetstagaren förutsätts att uppgifterna bara används för löneadministrativa ändamål eller för att avgöra om arbetsgivaren är skyldig att påbörja en rehabiliteringsutredning. Ytterligare en förutsättning för att arbetsgivaren ska ha PUL på sin sida är att uppgifterna hanteras på ett säkert sätt så att ingen obehörig har möjlighet att ta del av dem och att inte fler uppgifter än vad som behövs behandlas.
