Så håller vi meningsfulla möten
I ett lyckat arbetsmöte möts vi som människor, säger beteendevetaren Per Hörberg. Han ger råd om hur vi kan hålla möten som blir kickar istället för energitjuvar.
Att byta arbetsformer under ett möte kan skapa underverk, säger Per Hörberg som är beteendevetare och har skrivit boken Mötas på riktigt.
På arbetsplatsen har vi möten med kollegor kring projekt och rutiner, med eller utan formell mötesledare. Ett av de råd som beteendevetaren Per Hörberg ger är att byta mötesrum för att bli mer kreativa och att röra på oss under mötet, gärna ta en promenad.
– Då använder vi hela vårt nervsystem, inte bara hjärnan, och kan mötas som människor på riktigt.
Ibland finns en tydlig chef, annars bör man utse en mötesledare och man kan eventuellt komma överens om att rotera rollen, tycker Per Hörberg.
– Det är viktigt att det finns ett värdskap, att någon bjuder in, håller i dagordningen och ser till att alla är ”ombord” och blir delaktiga, Utan en tydlig mötesledare tar den som dominerar luftrummet ofta ledarskapet.
Per Hörberg
När mötet avslutas är det viktigt att en chef eller projektledare agerar genom att fatta ett beslut om hur gruppen ska gå vidare och att fördela arbetet. Han betonar också att kreativa möten ofta behöver mer struktur än andra möten. Därför är det viktigt att förklara varför man har mötet och att följa upp med en sammanställning eller förslag till hur gruppen ska gå vidare.
– Det behövs ramar kring vilka sammanhang vi ska vara kreativa, då kan det ske underverk.
Även små arbetsplatser där alla ses regelbundet behöver ibland samla ihop sig för möten, anser han.
– Det kan vara bra att regelbundet sätta sig i en cirkel och manifestera ett gemensamt ”vi” och dela med sig av sina projekt, problem och framgångar. Det bygger en bra kultur, annars bildas ofta informella strukturer.
Per Hörberg poängterar att en möteskultur som inte fungerar kan vara en indikator på en dålig arbetsplatskultur.
– Alla är ansvariga för sin egen arbetsmiljö, men ju mer officiell ledare, desto större ansvar att sätta kulturen och inkludera alla för att få en effektiv arbetsplats.
De vanligaste problemen han ser på arbetsplatser är möten med otydliga syften, att de verkliga besluten fattas utanför de formella mötena och att det bildas hackordningar där vissa står utanför besluten.
– Det här är ett tecken på en dålig arbetsplatskultur. I en öppen tillitsfull kultur har vi verkliga möten, vi pratar med varandra som människor. Kulturen på arbetsplatsen är viktigare än själva mötet. När vi tycker att vi har möten som tar energi eller att de verkliga besluten fattas utanför mötena så är det en indikator på en dålig kultur. Det behövs en modig ledare för att fånga upp det som inte fungerar och våga adressera det.
Några tumregler för effektiva möten:
Kommunicera ut avsikten till dina medarbetare i god tid. Vilken karaktär ska mötet ha: information, beslut eller utveckling? Alla i mötet behöver fundera på hur de kan bidra till att uppnå syftet.
Skicka ut en inspirerande agenda med ett fåtal punkter. Lämna utrymme för kommunikation. Bestäm i förväg hur långt mötet ska vara.
Skapa nya arbetsformer. Variera lokal och form beroende på typ av möte. Ta undan borden, sitt i en ring, dela ut uppgifter, inför en stunds tystnad eller gå laget runt. Sammanfatta varje punkt på agendan innan ni går vidare och efter mötet så att alla vet sin roll.
