”En stor del av arkitektens arbete är kommunikation”

– Första intrycket är viktigt. Och det är vid det första mötet med beställaren som arkitekten har störst möjlighet att väcka intresse och skapa förtroende för framtida samarbete.

Gunilla Stridbeck är utbildningskonsult och jobbar ofta med arkitektföretag för att ge råd om hur de kan kommunicera sina projekt med beställare, allmänhet eller andra mottagare.

– Mitt starkaste råd är att förbereda sig. För arkitekter kan det vara särskilt svårt att ta sig den tiden. De har ofta en pressad arbetssituation med krav på debiterbarhet. Men förberedelsen är grundläggande för att lyckas skapa förtroende hos kunden.

Gunilla Stridbeck är utbildningskonsult och undervisar i kommunikation inom Sveriges Arkitekters professionaliseringsprogram.

I förberedelsen ligger att ta reda på så mycket som möjligt om den man ska möta. Vad vet de redan om projektet och vad kan de vilja och behöva veta? Ett annat råd är att tänka på vad just den här kunden är mest intresserad av.

– Kanske är kostnaden väldigt viktig eller att projektet är hållbart. Börja då att prata om det och fundera på vilka frågor mottagaren kan komma att ha. Visa intresse för och lyssna på kundens frågor.

Samtidigt betonar hon att det under en projektpresentation är arkitekten som håller i taktpinnen.

– Bestäm därför vilket fokus du ska ha och få beställaren att lyssna på budskapet. Efter det kan frågor och diskussioner ta vid.

Ett vanligt misstag enligt Gunilla Stridbeck är att vilja berätta för mycket. Hennes råd är att inte visa för många bilder och så lite text som möjligt. Förenklade bilder är ofta bra, men är mottagaren väl insatt kan informationen vara mer komplex.

– En gyllene regel är att mottagaren ska lyssna eller läsa, inte båda samtidigt. Bilder ska vara stöd till den muntliga presentationen.

Efter det första mötet med beställaren följer ofta fler. Ibland byts arkitekter ut i projektet. Därför är det särskilt viktigt att etablera en god kontakt redan tidigt, säger Gunilla Stridbeck.

– Har man skapat en god och tillitsfull relation kan den hålla i flera år. Om en ny arkitekt kommer in i projektet är det lika viktigt att ta reda på så mycket som möjligt om vad som hänt tidigare för att det ska ske sömlöst.

Alla yrkesgrupper har sin egna vokabulär. Så också arkitekter. Att fundera på vilka uttryck som är yrkesspecifika och att undvika dem är också viktigt för att inte mottagaren ska fastna i lyssnandet.

– Arkitekter kan ha yrkesinterna uttryck som att cadda, eller använda begreppet kvalitet på ett sätt som andra inte gör. Fundera på vad orden kan betyda för mottagaren.

Alla presentationer görs inte med positivt inställda mottagare. En svår situation kan vara att presentera ett projekt för boende i ett område som är skeptiska till en förändring.

– Där är det också viktigt att tänka på vilka frågor som kan komma upp i en sådan situation och att förbereda sig på dessa.

Slutligen ger hon rådet att sammanfatta vad som sagts under mötet för att undvika missförstånd och oklarheter.

– Arkitekter kan behöva omformulera vad deras arbete går ut på för att förstå vikten av att förbereda en presentation. Jag skulle säga att 50 procent av deras arbete är just kommunikation, genom ritning, bild och text men också genom det talade ordet som kittet som håller ihop budskapet.