Arkitekternas distansarbete: Svårare med kreativa processer – men lättare få ihop livspusslet

Närvaron och policyn varierar något men på de flesta arkitektkontor arbetar 60–90 procent av medarbetarna i huvudsak hemifrån under pandemin – vilket innebär både för- och nackdelar. Det visar Arkitektens enkät till de största arkitektkontoren i Sverige.

Nyheter

Över 2 500 medarbetare på 15 av landets största arkitektkontor jobbar hemifrån under pandemin. Bild: Istock

De flesta kontor har som policy att medarbetarna ska jobba hemifrån och att det framförallt är reception, IT-support och en del ledande funktioner som är bemannade på plats. Men flera uppger även att vissa arbetsuppgifter kräver närvaro, som workshoppar i tidiga skeden.

– Vissa uppgifter kräver att man är på kontoret och då åker man in för den tid som behövs för att lösa uppgiften, säger Martin Morén, HR-chef på White.

De flesta anger också att medarbetare som av olika skäl inte kan eller vill arbeta hemifrån får lov att arbeta på kontoret.

– Det fungerar inte för alla att arbeta hemifrån. Bor man själv kan det vara viktigt att komma hemifrån, likaså om man är många hemma så att man känner sig störd. Även personer som bor nära som har lätt att ta sig till kontoret brukar jobba på kontoret, säger Gunilla Persson, vd på AIX.

Samtliga svarande uppger både för- och nackdelar med hemarbetet och flera hänvisar till svar de fått i sina medarbetarenkäter. Nackdelar som nämns är avsaknaden av social samvaro och svårigheter med de kreativa processerna.

– Det saknas något när vi inte kan ses fysiskt. För mig är det den största negativa effekten och jag längtar tills vi kan mötas på riktigt igen, säger Helena Hed, vd på PE.

– Vi har tryckt mycket på vikten av att bry oss om varandra lite extra nu och höra av oss till varandra. Vi försöker också hitta sätt att motivera vardagsmotion och drog precis igång en stegtävling, säger Jan Mattsson, vd på Tengbom.

Cecilia Holmström, vd på ÅWL, konstaterar att det i arbetet krävs nytänkande både vad gäller metodik och verktyg:

Vi arkitekter har ett yrke där samverkan, innovation och kreativitet är en stor del, och det är utmanande att få energi och kraft i det när människor inte träffas fysiskt.

– Vi arkitekter har ett yrke där samverkan, innovation och kreativitet är en stor del, och det är utmanande att få energi och kraft i det när människor inte träffas fysiskt.

Bland fördelarna nämns att visst arbete blir mer effektivt, att resorna är färre och att företag med kontor på olika orter kan arbeta mer geografiskt oberoende. Många nämner att det är lättare för medarbetarna att få ihop livspusslet när de arbetar hemifrån.

– Vi har redan gått ut med information till samtliga att post-covid så kommer medarbetare som arbetar i vår kärnverksamhet att kunna arbeta hemifrån upp till två dagar i veckan förutsatt att det fungerar i projekten. Det finns flera externa undersökningar såväl som en intern undersökning vi gjort som med stor tydlighet och enhetlighet har pekat ut det önskemålet, säger Monica Österberg, HR-chef på Liljewall.

Björn Stillefors, vd på Cedervall berättar att företaget redan upprättat policy och avtal för distansarbete med alla medarbetare för att möjliggöra distansarbete även efter pandemin. Och Ulrika Bergström, vd på Nyréns, talar även hon om större flexibilitet framöver:

– Efter covid ser vi fram mot möjligheten att kunna växla ännu friare mellan arbete på kontoret och hemma – eller i andra miljöer, säger hon.

Några kontor uppger att de önskar återgå till att kunna arbeta på plats igen så snart som möjligt men det råder stor osäkerhet kring hur länge nuvarande situation kommer att vara gällande.

– Vi fokuserar på att på bästa sätt bedriva vår verksamhet utifrån de riktlinjer som ges och kommer att anpassa oss därefter. Vi räknar inte med att vi ska gå tillbaka till något utan utvecklas till någonting nytt, säger Gustaf Källén, koncernchef på Archus.

Enkät: Så arbetar arkitektkontoren under pandemin:

1. Hur stor del av de anställda arbetar i dag i huvudsak hemifrån?

2. Vilken är er policy, att man ska jobba hemifrån eller att man får jobba hemifrån?

3. Hur länge räknar ni med att nuvarande upplägg för arbetet ska gälla?

4. Vilka är nackdelarna med att de anställda arbetar hemifrån?

5. Vilka är fördelarna med att de anställda arbetar hemifrån?

AIX (90 anställda). Gunilla Persson, vd:

1. Cirka 90 procent. Det fungerar inte för alla att arbeta hemifrån. Även personer som bor nära som har lätt att ta sig till kontoret brukar jobba på kontoret.

2. Vi följer myndigheternas riktlinjer, det vill säga att vi ska i huvudsak arbeta hemifrån när det fungerar.

3. Vi bedömer att vi behöver ha nuvarande upplägg till dess att vaccinationen har kommit så långt att myndigheterna lättar på sina riktlinjer/restriktioner. Som det ser ut nu verkar det ske först framåt sommaren.

4. Största utmaningarna handlar om framgångsrik arbetsledning, förankrade gestaltningsbeslut inom gruppen och effektiv samverkan mellan kollegor och i dialog med beställare. Säljarbetet har också komplicerats.

5. Vår upplevelse är att det enskilda, fokuserade arbetet i allmänhet fungerar bättre att göra hemifrån. Många tycker också att det är skönt att slippa långa pendlingsavstånd.

Archus (90). Gustaf Källén, koncernchef:

1. Cirka 10 procent är på kontoren. Det varierar från dag till dag vilka som är på plats.

2. Man ska arbeta hemifrån men undantag kan ges vid behov. Vi koordinerar eventuell närvaro på ett smittsäkert sätt. För att verksamheten ska fungera har vi valt att inte stänga de fysiska kontoren helt.

3. Det har visat sig vara svårt för alla att prognostisera pandemins utveckling. Vi fokuserar på att på bästa sätt bedriva vår verksamhet utifrån de riktlinjer som ges.

4. Det fysiska mötet med kollegor och kunder är svårt att helt digitalisera. Idégenerering, överhörning och kreativt skapade är några områden som är svårare att hantera på distans.

5. Pågående uppdrag med tydlig rollfördelning löper på bra och vissa tidsvinster uppstår i form av mindre omställningstid mellan möten och resor till och från våra kontor.

Arkitema (119). Susan Schack, vd:

1. 90 procent. Vår receptionist, några få personer från ekonomi samt de som jobbar med affärskritiska projekt är på kontoret. Vi har också medarbetare vars hemsituation förhindrar dem från att jobba hemifrån.

2. Man ska och man kan jobba hemifrån, men man bör förslagsvis vara tillgänglig för avstämningsmöten.

3. Hela första kvartalet 2021.

4. Den sociala miljön försvinner och den kreativa processen är inte lika effektiv. Överhörning i projekt, kunskapsdelning och informationsutbyte minskar generellt. Gränsen mellan arbete och privatliv flyter samman.

5. Ökad flexibilitet i vardagen. Vi har blivit ännu bättre på att samarbeta mellan våra olika skandinaviska kontor. Affärsresor till projektmöten minskar när man ställer om till digitala möten, vilket sparar restid.

Cedervall (110). Björn Stillefors, vd:

1. Cirka 60 procent jobbar i stort sett helt hemifrån och cirka 20 procent delvis hemifrån. Vd, ekonomi, marknad, HR och IT är huvudsakligen på plats, liksom gruppchefer och medarbetare som inte kan arbeta hemifrån.

2. Vi uppmanar teamledare och medarbetare att så långt det är möjligt planera för distansarbete. Man ska diskutera och samordna med sin teamledare. Vi följer utvecklingen och anpassar efter Folkhälsomyndigheten.

3. Under våren, men hoppas fler kan vara på kontoret tidigare än så.

4. Utbildningar och kunskapsöverföring blir lidande och vi missar kommunikationen vid spontana möten. Vi saknar sociala aktiviteter som gemensam frukost, fika och AW.

5. Vi har utvecklat vår digitala kompetens och lärt oss att jobba på ett nytt sätt vilket vi kommer att hålla fast vid även efter pandemin. Livspusslet har i alla fall blivit lättare att lägga för många.

Ettelva (ca 62). Louise Aurell, kontorschef:

1. Alla har möjlighet. Under januari har 5–10 personer varit på kontoret dagligen. Det är receptionisten, samt vissa medarbetare som bor trångt, har små barn hemma, eller har promenad- eller cykelavstånd.

2. Att man får/bör. Valfrihet men med Folkhälsomyndighetens rekommendationer som grund.

3. Vi har slutat försöka förutspå framtiden. Vi lever i en föränderlig värld där vi diskuterar mycket hur, var och på vilket sätt vi kommer arbeta framöver. Vi räknar med ett liknande upplägg som vi haft under våren 2021.

4. Ensamt, bristen på miljöombyte, saknad av kollegor/sociala aktiviteter som fika, studiebesök, platsbesök och fester. Luddiga arbetstider/känslan av att aldrig lämna jobbet. Svårt med kreativa processer.

5. Flexibilitet, möjlighet att planera sin tid på ett annat sätt. Mindre stress då det är enklare att få ihop livspusslet. Uppgifter som kräver hög koncentration föredrar många att fortsätta göra hemma.Valfriheten.

Kanozi (85). Helena Branrup-Wognesen, vd:

1. Alla anställda ska arbeta hemifrån.

2. Alla anställda ska arbeta hemifrån.

3. Vi har stängt våra kontor i januari och avvaktar hälsomyndighetens råd.

4. Vi tappar företagskulturen, gemenskapen och diskussionerna vid kaffemaskinen. Det är svårare att göra projekt ihop på ett naturligt sätt när man inte är närvarande fysiskt.

5. Mindre sjukfrånvaro och effektivare arbetsdagar.

Krook och Tjäder (ca 250). Johan von Wachenfeldt, vd:

1. Olika i olika regioner. De som kan ska jobba hemifrån. Vissa roller och uppdrag kan kräva närvaro på kontoret. Ser olika ut på våra kontor. Vid behov har vi tagit fram schema för närvaro på kontoret.

2. Alla som kan ska jobba hemifrån.

3. Vår önskan är att återgå så snart som möjligt. Vi följer aktuella riktlinjer.

4. Vi ser utmaningar i att bibehålla den spontana dialogen. Vi saknar varandra och det mänskliga mötet.

5. Möjlighet för ökad flexibilitet. Minskat resande.

1. Hur stor del av de anställda arbetar i dag i huvudsak hemifrån?

2. Vilken är er policy, att man ska jobba hemifrån eller att man får jobba hemifrån?

3. Hur länge räknar ni med att nuvarande upplägg för arbetet ska gälla?

4. Vilka är nackdelarna med att de anställda arbetar hemifrån?

5. Vilka är fördelarna med att de anställda arbetar hemifrån?

Liljewall (ca 250 anställda). Monica Österberg, HR-chef:

1. Majoriteten. Våra administratörer är mer frekvent på plats på grund av att arbetsuppgifterna i stor utsträckning rör våra fysiska lokaler.

2. Just nu uppmanar vi alla som kan, och som det fungerar för, att arbeta hemifrån. Våra tre kontor är fortsatt öppna. Vi har anställda som upplever att det inte fungerar att arbeta hemifrån av olika privata skäl.

3. Vi följer Folkhälsomyndighetens rekommendationer och statistik över vårdtryck i våra tre regioner och justerar allt eftersom.

4. Lärandet påverkas negativt av minskad överhörning och minskade spontanmöten. Vår sociala gemenskap påverkas. Vi har fått tänka till extra rörande handledning av praktikanter och nyanställda.

5. Vissa upplever att de tar fler lunch- och mötespromenader och har en ökad flexibilitet privat. Fler har lärt sig digitala mötesupplägg. Möten har upplevts mer effektiva och fokuserade.

Link arkitektur (170). Petra Svensson Gleisner, marknadschef:

1. De allra flesta. Chefer och IT-support är på kontoret. Personer som arbetar i projekt i tidiga skeden eller med gestaltningsarbete kan behöva vara på plats men vi testar också nya verktyg för workshoppar på distans.

2. Vi uppmanar vår personal att arbeta hemma helt. De får komma in till kontoret om de vill eller behöver.

3. Vi vill kunna ha så stor andel av vår personal på plats som möjligt. Samtidigt kan det dröja till september eller längre innan allt kan återgå till det normala. I närtid fortsätter vi med hemarbete i största möjliga mån.

4. Relationer och umgänge blir lidande. För vissa är arbetsmiljön hemma inte lika bra. Uppföljning av medarbetares mående och projektens framdrift blir svårare och mer tidskrävande för ledningen.

5. Hemarbetet fungerar bra för personalen och de allra flesta kan lösa sina arbetsuppgifter lika bra eller nästan lika bra som vanligt. Många rapporterar minskad stress och att det har blivit lättare att få ihop livspusslet.

Nyréns (ca 60). Ulrika Bergström, vd:

1. 80 procent. Ett dussintal jobbar primärt på kontoret, till exempel medarbetare i vår modellverkstad och stab samt enstaka medarbetare som har svårt att jobba hemma.

2. Vi har uppmanat våra medarbetare att jobba hemma men också insett att det faktiskt inte fungerar för alla.

3. Vi följer myndigheternas rekommendationer och är inställda på att det kan bli långvarigt.

4. Vi tror att alla saknar att ses rent fysiskt. Att hålla igång kreativitet och gemenskap är utmanande och måste ske på nya sätt. Arbetsmiljön i hemmakontoren är en utmaning.

5. Alla har blivit bättre på digitala lösningar. I våra uppdrag har vi utvecklat vår kreativa process och nya samarbetssätt för skissande. Hemmakontoret kan ge större arbetsro och minskade restider kan ge mer fritid.

PE (130 arkitekter). Helena Hed, vd:

1. De allra flesta arbetar hemifrån. De som utgår från kontor är framförallt kollegor som har svårt att finna arbetsro hemma. Vissa av våra uppdrag är säkerhetsklassade och de får vi inte utföra hemifrån.

2. Alla ska arbeta hemifrån. I vissa fall är det dock inte möjligt, exempelvis då medarbetare behöver tillgång till verktyg eller utrymmen som inte går att ha hemma.

3. Så länge det krävs. Vi följer rekommendationerna från regering och myndigheter och kommer fortsätta bidra till att minska smittspridningen.

4. Nackdelarna är att arbetsmiljön kan vara sämre, att vi saknar den mänskliga kontakten och att den tysta kunskap som överförs mellan kollegor på en arbetsplats uteblir.

5. Digitaliseringen innebär att vi har ett tätare och bättre samarbete mellan våra olika orter. Vissa möten har vunnit på att vara i digital form och vi slipper mycket restid. Många har mer tid till familj och träning.

Sweco (ca 580 arkitekter). Sofie Sidoli, pressansvarig:

1. Majoriteten på våra drygt 50 kontor i Sverige. Kontoren är öppna för medarbetare som har ett arbete med särskilda krav, begränsande hemförhållanden eller av annan anledning behöver besöka arbetsplatsen.

2. Våra medarbetare ska jobba på distans i så hög utsträckning som möjligt. Närvaro beslutas i samråd med chef. Vi har satt upp markeringar som innebär att samtliga anställda inte kan vara på plats samtidigt.

3. Vi har följt Folkhälsomyndighetens rekommendationer och arbetat på distans sedan i mars, och planerar att fortsätta göra det så länge det är rekommenderat från myndigheterna.

4. En del upplever rådande situation som utmanande. Då handlar det framförallt om att de sociala kontakterna med kollegor minskar.

5. Flera av våra konsulter upplever fördelar med distansarbetet. Det kan handla om att en del sparar tid genom att slippa restider och att det därmed finns utrymme att spendera mer tid med familjen.

Tengbom (ca 500). Jan Mattsson, vd:

1. Cirka 80 procent arbetar uteslutande hemifrån, snittat över våra 11 kontor. Ett fåtal medarbetare i olika stödfunktioner är på plats fysiskt på kontoren. Även medarbetare som inte kan att ordna en bra arbetsplats i sina hem.

2. Om man har möjlighet att arbeta hemifrån så ska man. Vi vill varken utsätta våra medarbetare för ökad smittorisk eller bidra till en ökad belastning för vården eller samhället i stort.

3. Vi har inte kommunicerat ett datum eller en uppskattad sluttid. Sedan pandemin bröt ut har vi en central krisgrupp som dagligen bevakar utvecklingen i Sverige och i världen.

4. Vi saknar den fysiska närheten till varandra. Hejet i korridoren och skratten vid lunchen. Visst typ arbete blir en större utmaning, framförallt vad gäller kreativt och snabbt utbyte.

5. En del upplever att balansen mellan arbete och fritid blivit jämnare och att viss stress har minskat. Vissa uttrycker att de blir effektivare då man kan arbeta mer ostört.

White (756). Martin Morén, HR-chef:

1. I stort sett alla. De som ansvarar för våra faciliteter eller vårt IT-stöd är på plats. Vissa uppgifter kräver att man är på -kontoret och då åker man in för den tid som behövs.

2. Man ska jobba hemifrån men får komma till kontoret om man inte har möjligheten. I samråd med sin chef planerar man då arbetet för att minimera risk för smittspridning.

3. Vi följer myndigheternas riktlinjer och restriktioner och kommer inte att återgå till kontoret förrän det bedöms vara tillräckligt säkert för våra medarbetare och samhället.

4. Vi saknar att träffa våra kollegor, att kunna stödja och peppa varandra i vardagen. Att ta hand om och introducera nyanställda har varit en utmaning likväl som att hitta pauser i arbetet.

5. Vi har ytterligare förbättrat vår digitala förmåga och samarbetet över kontorsgränser. Det kommer vi att ha glädje av även på lång sikt. Vi är positiva till att arbeta hemifrån i viss utsträckning även post corona.

ÅWL (ca 100). Cecilia Holmström, vd:

1. Cirka 90 procent, helt eller till största delen. Viss administrativ personal tillsammans med ett fåtal anställda som av olika skäl behöver jobba på plats gör det. Även en del personer med ledningsansvar är tidvis på plats.

2. Under våren 2020 var det i huvudsak ska med vissa undantag. Under hösten såg vi fördelar för verksamheten med att träffas och välkomnade personalen att kombinera distansarbete med att vara på plats.

3. Vi följer myndigheternas rekommendationer men räknar med att hela våren kommer innebära en hel del arbete på distans.

4. Det finns utmaningar med allt ifrån ergonomi och utrymme till hur man kan fokusera på arbetet när även en partner eller barn är hemma. Man missar naturlig interaktion med kollegor och fysisk rörelse.

5. Med kontor på två orter märker vi att vi jobbar mer jämlikt nu. Alla är med på kontorsinfo via teams, alla jobbar på distans. Där tar vi med oss en viktig lärdom.

Om enkäten: Enkäten skickades ut till 18 av de största arkitektkontoren i Sverige. 15 har svarat.