Förklaringar går isär när kontor görs om

Arkitektens undersökning bland företrädare för de sex största arkitektkontoren samt plan- och byggavdelningarna på landets två största kommuner, visar att de flesta medarbetare i huvudsak arbetar på plats på kontoren, även om det kan variera.

Undersökningen visar också att flera arbetsgivare anpassat sina lokaler, antingen för att möta nya arbetssätt, lågkonjunktur eller både och. Hälften uppger att de har skapat fler mindre mötesrum och några har minskat ned på antalet skrivbordsplatser. White är ett exempel.

– I Stockholm har vi använt vårt lokaloptimeringsverktyg Square meter för att mäta, analysera och förändra kontoret. Bland annat har vi skapat fler mindre mötesrum och dragit ned på skrivbordsplatserna, säger Martin Morén, hr-chef på White som i enkäten förklarar att digitala verktyg och samarbetsformer gör att medarbetarna kan jobba effektivt oavsett var de befinner sig.

Liljewall arkitekter uppger att man ”fortsätter arbeta för en arbetsplats som stödjer företagets arbetssätt och som de anställda upplever som inbjudande”.

– Vi har ett vardagsrum, rum för samarbete, ytor för kreativitet, rum för samtal, tysta rum och rum för teamsmöten. Det handlar om att göra kontorsmiljön så dynamisk som möjligt. Vi har frågat vad anställda vill ha mer av, säger Monica Österberg, hr-chef på Liljewall.

Sweco architects uppger att de har försökt minska klimatavtrycken när de har utformat kontoren.
– Vi kommer att dela arbetsytor i större utsträckning som ett sätt att få kontoren att vara hållbara, säger Ulla Bergström, divisionschef.

Arkitekterna Krook och Tjäder säger att de har förbättrat den tekniska utrustningen.
– Vi har gjort fler små mötesrum för digitala möten och fler touch down-platser, säger Johan von Wachenfeldt, vd på Krook och Tjäder.

Christina Bodin Danielsson är docent i arkitektur, verksam som praktiserande arkitekt med fokus på samspel människa-miljö och som forskare och lärare vid Chalmers och KTH. För henne är det tydligt att företag som akut behöver minska sina kostnader flyttar till mindre lokaler eller hyr ut delar av det egna arkitektkontoret.

Hon kommenterar Arkitektens undersökning så här:

– Flera säger att de har anpassat sig till ett förändrat arbetssätt och infört flexkontorssättet, men min bild är att de försöker dölja faktumet att konjunkturen ligger bakom.

Christina Bodin Danielsson menar att det finns risker när arbetsgivare resonerar i termer av ekonomi och beläggningsgrad, exempelvis att företag får för få stora ytor. De kan då inte längre samla hela organisationen. En annan risk hon lyfter är ett alltför ensidigt mötesfokus.

– Drar företag ner ytan för mycket kommer anställda inte tillbaka alls och har de mycket teamsmöten föredrar folk att arbeta hemifrån, säger Christina Bodin Danielsson.

Hon påpekar att reducering av kontorsytan måste göras klokt för att människor inte ska påverkas negativt. Och forskning visar att om det görs utan kunskap om hur olika miljöfaktorer påverkar människans stressupplevelse, kan produktiviteten minska och sjukfrånvaron öka.
Christina Bodin Danielsson har själv arbetat med begreppet ”healthy organization” där den hälsofrämjande kontorsmiljön ingår som en parameter.

Kontorsnärvaron är inte helt tillbaka som den var innan pandemin hos arkitektkontoren, även om de inte ser samma trend som andra branscher med att medarbetare inte alls vill komma tillbaka, konstaterar Christina Bodin Danielsson.

Hon gjorde förra året en studie där kontorsansvariga från 53 olika privata och offentliga organisationer deltog. Den visade att majoriteten inte följde sin egen närvaropolicy om minst 3 av 5 av veckans arbetsdagar på kontoret. En övervägande del har inte ens en kontorsnärvaro på 50 procent. Många hade en närvaro på 20–40 procent där en del är nere på 10 procent.

Christina Bodin Danielsson säger att hon var chockad över resultatet.

– Innovationen och kreativiteten hos företag och organisationer påverkas negativt om anställda aldrig ses. Mellanrummen som är viktiga för sammanhållning och kreativitet försvinner ju.