De flesta jobbar mest på kontoret visar enkät
Arkitektens undersökning bland arkitektföretagen med flest anställda samt landets två största kommuners plan- och byggavdelningar visar en uttalad önskan från arbetsgivaren om fysisk närvaro. Flera arbetsgivare uppger också att de flesta anställda vill jobba på kontoret. Samtidigt finns få strikta regler för distansarbete.
Arkitekten har frågat företrädare för de fem största arkitektkontoren samt plan- och byggavdelningarna på landets två största kommuner hur det ser ut med kontorsnärvaron och vad man i dag har för policy för distansarbete.
Det visar sig att få mäter kontorsnärvaron men flera uppger att ”de flesta jobbar i huvudsak på kontoret”. Bara två arbetsgivare svarar ja på frågan om de har en policy men bara en av dessa har ett strikt antal dagar för möjlighet till distansarbete. Alla arbetsgivare lyfter fördelar med att träffas fysiskt i arbetet och flera uppger också att de anställda gärna vill jobba på kontoret. Men några uppger också att de vill vara flexibla för att vara attraktiva arbetsgivare.
Fredrik Toller är chef för affärsområdet Arkitektur på PE teknik och arkitektur som har 750 anställda i hela landet, varav 120 inom arkitektur. De har mellan 30 och 50 procents kontorsnärvaro i Stockholm och på de mindre kontoren är det något vanligare att man är på plats.
– Vi ser att det är bra att vi främjar det hybrida arbetssättet. Att närvaron är något högre på våra mindre kontor tror jag beror på att de har närmre till kontoret än i de större städerna där pendlingen tar mer tid, säger Fredrik Toller.
Hur mycket de anställda behöver vara på kontoret avgörs på gruppnivå och det ser olika ut beroende på vad man arbetar med, livspusslet och andra faktorer men Fredrik Toller säger att hans bild är att ”människor vill vara på plats”.
När vi nyligen delade in oss i grupper och de unga skulle prata om hur man får ett mer hållbart arbetsliv, nämnde flera av dem att det var bra för dem att vara mer på kontoret.
– I framtiden tror jag att hemarbete blir mer ovanligt. När vi nyligen delade in oss i grupper och de unga skulle prata om hur man får ett mer hållbart arbetsliv, nämnde flera av dem att det var bra för dem att vara mer på kontoret. De har nytta av erfarenhetsutbyte och lär sig mer. Även de mer seniora vill vara på plats, medan de som har mindre barn eller barn i mellanstadieåldern kan behöva arbeta mer på distans för att få ihop livspusslet, säger Fredrik Toller.
Monica Österberg är HR-chef på Liljewall. Företaget har en policy som säger att man har möjlighet att jobba på distans en till två dagar i veckan men har inte bestämt vilka dagar anställda bör vara på plats. Detta för att det ska bli så bra och lätt som möjligt för den anställda att göra val som passar individen. Monica Österberg säger att de märkt att allt fler vill arbeta från kontoret och hon tror att det är en utveckling som kommer att fortsätta.
– Jag tror att fler hos oss självmant kommer att vilja arbeta mer på plats vilket är glädjande, säger hon.
Ulla Bergström är divisionschef på Sweco architects. Där gör man ingen tydlig skillnad mellan den fysiska och digitala arbetsplatsen och har inte någon policy om att anställda måste vara på plats ett visst antal dagar.
– Vår utgångspunkt är att arbetsplatsen är den plats där vi skapar värde för våra kunder, och den kan vara fysisk eller digital, säger hon.
Vår utgångspunkt är att arbetsplatsen är den plats där vi skapar värde för våra kunder, och den kan vara fysisk eller digital.
Ulla Bergström tror att arkitekter kommer att fortsätta jobba som i dag även i framtiden, med en mix av arbete på kontoret och distans. Det är också ett krav från medarbetarna och viktigt för den som vill vara en attraktiv arbetsgivare att kunna erbjuda flexibilitet, menar hon.
Andreas Folkesson är HR-chef för stadsbyggnadsförvaltningen i Göteborg. Han tror att det flexibla arbetssättet kommer att leva kvar, men liksom Fredrik Toller och Monica Österberg tror han att människor kommer att vilja prioritera att träffas än mer på arbetsplatsen.
– Om man tittar på den forskning som har gjorts efter pandemin så ökade antalet dagar på distans och i början tyckte de flesta att det var positivt. Exempelvis lyftes att arbetsgivare spar lokalytor, medarbetare minskar restid och det var lättare att få ihop vardagspusslet. Sedan upplevde jag att pendeln svängde. I dag ser vi och uppskattar värdet av att människor träffas. Min spaning är att man inser värdet av att träffas på ett kontor eller annan yta. Jag tror att det är svårt att bygga kultur på distans. Det händer något i det personliga mötet. Jag ser flexibilitet som ett komplement till att hantera vardagen, men det flexibla arbetssättet är just ett komplement och inte den primära delen, säger Andreas Folkesson.
På Krook och Tjäder säger man sig vara noga med att vara lyhörda för att medarbetarna ska få ihop sin vardag. Samtidigt arbetar de cirka 300 anställda oftast på plats på de olika kontoren.
– Kulturfrågan är väldigt viktig för oss. Vi tror att man skapar en bra kultur om man är på kontoret. Vi gör så oerhört mycket för att man ska trivas hos oss så det är klart att vi önskar att man ska vara på plats, säger företagets vd Johan von Wachenfeldt.
Maria Wahlström är HR-chef på Tengbom som har femton kontor. Liksom de flesta övriga företag i Arkitektens undersökning mäter de inte hur mycket tid medarbetarna tillbringar på kontoret. Här uppger man att det snarare bygger på en ömsesidig tillit mellan chefer och medarbetare. Hos Tengbom har medarbetarna möjlighet att arbeta en till två dagar på distans, eller mer utifrån behov.
Syftet med våra kontorsgemensamma dagar är att alla gynnas av att ses fysiskt. Människor får energi och blir mer kreativa när de träffas.
– Min bild är att det fungerar mycket bra som vi har det i dag och att många medarbetare faktiskt vill vara på plats på kontoret. Syftet med våra kontorsgemensamma dagar är att alla gynnas av att ses fysiskt. Människor får energi och blir mer kreativa när de träffas, säger Maria Wahlström.
Cecilia Sedvall är HR-chef på Stockholms stads stadsbyggnadskontor. Även där utför medarbetarna majoriteten av sin arbetstid på kontoret. De flesta vill vara på plats och trivs med det, säger Cecilia Sedvall.
– Vårt fokus framåt är att fortsätta säkerställa förutsättningar för en god arbetsmiljö och balansen mellan arbete och privatliv, såväl som att tydliggöra att verksamheten i hög grad styr möjligheterna till distansarbete. Som arbetsgivare behöver vi ha en väl utvecklad verktygslåda för att göra det attraktivt att vistas på arbetsplatsen, säger hon.
Ulrika Paulsson är förbundsjurist på Sveriges Arkitekter. Under och precis efter pandemin fick hon många frågor från medlemmarna om distansarbete. Det kunde handla om arbetsgivarens krav på kontorsnärvaro och om anställda var tvungna att följa arbetsgivarens önskan. Då fick hon förklara att man som anställd behöver vara medveten om att det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet och om det står i en policy eller i företagets riktlinjer att anställda ska vara på plats ett visst antal dagar i veckan, så är det detta som gäller.
Nu är det färre arkitekter som hör av sig med sådana funderingar, säger Ulrika Paulsson. Hon konstaterar att det nya distansarbetet underlättar livspusslet och också är värdefullt då visst arbete passar att uträtta i ensamhet i hemmet, medan annat görs bättre tillsammans med kollegor på plats på kontoret.
– På det stora hela tycker jag att det verkar fungera bra med distansarbetet, att arbetstagare och arbetsgivare har hittat en balans. Detta är något bra som pandemin förde med sig, vi har fått ett väl fungerande distansarbete, med möjlighet till digitala möten och fysiska möten vid behov, en flexibilitet som inte fanns där tidigare, säger hon.
Sveriges Arkitekter rekommenderar att arkitektkontor ska ha en policy så att man som anställd vet vad som gäller. Det är också viktigt för att nyanställda snabbt ska få en överblick över riktlinjerna som finns.
De frågor som dyker upp vid hyvling är hur arbetstiden ska förläggas. Vissa vill att man ska vara på plats alla dagar, andra säger att man får vara hemma en dag i veckan.
I lågkonjunkturen är det flera företag som genomfört så kallad hyvling, det vill säga att de anställda går ner i arbetstid. Då blir det viktigt att arbetsgivaren fastställer hur arbetstiden ska fördelas, förklarar Ulrika Paulsson.
– De frågor som dyker upp vid hyvling är hur arbetstiden ska förläggas. Vissa vill att man ska vara på plats alla dagar, andra säger att man får vara hemma en dag i veckan, säger Ulrika Paulsson och konstaterar vidare att under lågkonjunkturen tycker en del arbetsgivare att det är viktigare att de anställda är på plats för att det krävs mer arbetsledning när det är brist på arbetsuppgifter.
– När det är brist på arbetsuppgifter upplever många att det är lättare att fördela jobb om folk är på kontoret. Finns det mycket jobb går det lättare att sitta på distans, säger Ulrika Paulsson.
Liksom flera av arbetsgivarna Arkitekten talat med, upplever Ulrika Paulsson att de flesta arkitekter faktiskt vill vara på plats på kontoren. En bidragande orsak tror hon är att det kreativa arbetet ofta utförs tillsammans. Företagskulturen påverkar förstås också, menar hon. Är cheferna på kontoret mycket så följer de anställda efter.
I en ny studie på KTH, Ett annat kontorsliv av Christina Bodin Danilesson, undersöks kontorsnärvaron i 53 stora organisationer med över 500 medarbetare. Studien visade att kontorsnärvaron bland tjänstepersonerna inte kom upp över 40 procent.
Svaren i Arkitektens undersökning antyder att närvaron, åtminstone på de större arkitektkontoren är betydligt större än så, även om det inte är tillbaka till som det var före pandemin. Ulrika Paulssons erfarenhet är dock att det kan se väldigt olika ut på olika kontor.
– Jag upplever till exempel att människor är mer på plats på små kontor än på stora kontor. Olika arbetsplatser har olika kulturer, säger hon.
Ulrika Paulsson konstaterar att arkitektyrket är beroende av tätt samarbete och att det är en förklaring till att det inte är lika vanligt med distansarbete bland arkitekter som i andra tjänstemannayrken. Men visst förekommer det, poängterar hon, eftersom många personer tycker att de kan arbeta bättre hemma än på kontoret, eller att hemarbete underlättar det så kallade livspusslet.
– I mångt och mycket handlar det om vilka arbetsuppgifter som ska utföras och hur förtroendet mellan arbetsgivare och arbetstagare ser ut. Finns tilliten brukar det inte vara något problem med balansen mellan distansarbete och kontorsnärvaro, säger Ulrika Paulsson.
Så svarade arbetsgivarna om distansarbete
1. Hur stor andel av era anställda jobbar i huvudsak på plats respektive på distans?
2. Har ni någon policy för hur många dagar medarbetarna ska/får jobba på plats respektive på distans?
Andreas Folkesson, HR-chef Stadsbyggnadsförvaltningen i Göteborg
1. Närmaste cheferna är de som har överblick hur många som arbetar på plats och på distans. En kvalificerad gissning är att medarbetarna är på plats 3–4 dagar i veckan och arbetar 1 möjligtvis 2 dagar i veckan på annan plats.
2. Nej, inte utmätt i antalet dagar mer än att vi säger att kontoret är den primära utgångspunkten. Vi förhåller oss till Göteborgs stads riktlinjer som innebär att man kan arbeta på distans när arbetet tillåter och närmsta chef säger ja. Vi vill att majoriteten av anställdas tid ska vara på kontoret. Vi tror på det personliga mötet.
Johan von Wachenfeldt, vd Arkitekterna Krook och Tjäder
1. Vi mäter inte exakt hur våra medarbetare fördelar sin tid under arbetsveckan. Det ser olika ut för våra olika kontor. Överlag så jobbar i princip alla våra medarbetare huvudsakligen på kontoret.
2. Vi tycker att det är viktigt för kunskapsöverföring, kreativitet och trivsel att vi träffas på kontoret. Våra kontor är olika stora och vi har lite olika marknader vilket gör att vi tycker att det är viktigt att vi i vårt ledarskap har en nära dialog med våra medarbetare kring vad som fungerar bäst. Vi är väldigt noga med att vara lyhörda för att våra medarbetare ska få ihop sin vardag och därför är det också viktigt att man kan jobba på distans. Detta fungerar väldigt väl eftersom vi har ett starkt självledarskap i vårt företag.
Maria Wahlström, HR-chef Tengbom
1. Vi har ett digi-fysiskt arbetssätt, vilket innebär att vi värdesätter fysisk närvaro för att stärka samarbete och gemenskap, men även möjliggör distansarbete någon eller några dagar i veckan, beroende på individuella förutsättningar och behov. Alla våra medarbetare arbetar således i huvudsak på plats med möjlighet till distansarbete.
2. Vi har ingen fast policy, men tydliga riktlinjer. Generellt rekommenderas 2–3 dagar på kontoret. Några kontor har 4 kontorsgemensamma dagar. Vilka de dagarna är bestäms lokalt per studio. De dagar som är bestämda som kontorsgemensamma är utgångpunkten att man ska kunna räkna med att ens kollegor/projektmedlemmar är där.
Monica Österberg, HR-chef Liljewall
1. Alla jobbar i huvudsak på plats. 3 dagar på plats och 2 dagar hemifrån. I dag är det vanligast att anställda arbetar en dag i veckan hemifrån.
2. Ja. Sommaren 2021 infördes den. Huvudriktlinjen är möjlighet till två dagar på distans. Vi har vissa möten där vi önskar fysisk närvaro för alla och om kund önskar fysisk närvaro går det före anställdas egen planering. Anställda ska skriva in i sin kalender att man arbetar hemifrån. Har inte bestämt vilka dagar för att det ska bli så bra och lätt som möjligt för den anställda att göra val som passar personen.
Ulla Bergström, divisionschef Sweco architects
1. Det kan se olika ut i olika delar av verksamheten och i olika grupper, vi har inga sammanställda siffror på detta.
2. Utgångspunkten är att arbetsplatsen är den plats där vi skapar värde för våra kunder, och den kan vara fysisk eller digital. I vår arbetsplatsvision står bland annat arbetsplatserna ska ge bästa förutsättningar för goda prestationer och att vi med uppdraget i fokus bestämmer själva tillsammans med chef och kunder var vi vill jobba. Vi vill vara en attraktiv arbetsgivare och vi vill att tiden på Sweco ska vara den bästa i våra yrkesliv.
Cecilia Sedvall, HR-chef Stadsbygagnadskontoret i Stockholm
1. Samtliga av våra anställda varierar varifrån arbetet utförs (distans eller på kontoret) utifrån stadens ramverk. Merparten av våra anställda arbetar dock i huvudsak på kontoret.
2. Under pandemin såg staden att det finns fördelar med att delvis arbeta hemifrån. Staden intar därför en mer flexibel inställning som utgår från ett stadsgemensamt ramverk. Utgångspunkten är att merparten av arbetet ska utföras på den faktiska arbetsplatsen. När fråga om möjlighet till arbete i hemmet ställs tar arbetsgivaren ställning. Det är närmaste chef som avgör vilka möjligheter medarbetaren har till delvis arbete hemifrån.
Martin Morén, HR-chef White arkitekter
1. Det skiljer mycket mellan kontor, enheter och personer men uppskattningsvis jobbar vi kanske 1–2 dagar per vecka på distans om man ser till helheten. Cirka sex personer arbetar stadigvarande vid ett annat kontor än det de är anställda vid.
2. Vi har kontoret som den primära arbetsplatsen men har skapat goda förutsättningar att arbeta på andra platser för att främja flexibilitet och effektivitet. Vår distansarbetspolicy reglerar villkor, arbetsmiljö, säkerhet, försäkringar etc. Vi arbetar där det ger bäst resultat, det kan vara på kontoret, hos kunden eller i hemmet. I dialog med chef och uppdragsledare kan medarbetare avgöra var och när arbetet utförs. Till stöd har vi en prioriteringsordning där kundens och uppdragens intressen kommer först, därefter teamets behov och slutligen har medarbetaren flexibilitet att själv styra var denne arbetar.
Fredrik Toller, affärsområdeschef PE teknik och arkitektur
1. I Stockholm visar beläggningsmätningar att vår närvaro är mellan 30 och 50 procent, på våra mindre kontor är den något högre. Den tid som inte är på kontoret består både av distansarbete och kundmöten, utbildningar mm.
2. Vi har en arbetsplatsstrategi som bygger på att vi ska ha den bästa arbetsplatsen, och i det ingår att vi anpassar oss till det hybrida arbetslivet. I vissa studios har man kommit överens om att vissa dagar ska prioriteras som ”kontorsdagar”, men inga generella regler.
